Press Release

Woensdag 11 Juli 2012

Microsoft Exchange 2010 migratie

The Data Experts
11 juli 2012

Door de economische onzekerheid en teruglopende IT-budgetten, stellen veel bedrijven noodzakelijke hard- en software updates uit. Zo bleek onlangs uit onderzoek onder leden van een email messaging gebruikersgroep dat veel IT-administrators nog steeds Exchange 2003 draaien en pas gaan migreren als Microsoft de ondersteuning op dat system in 2014 termineert. Dat betekent dat de IT-afdeling slechts een korte periode heeft waarin kan worden onderhandeld over licentietarieven, waarin de test- en migratieplanning kan worden opgesteld en waarin het budget kan worden verkregen voor de upgrade. Aangezien er zuinig met budgetten wordt omgesprongen, zal de verantwoordelijke een goed overzicht willen van de totale kosten en planning, voordat akkoord wordt gegeven. Het kost tijd om alle partijen mee te krijgen, dus begin niet te laat met het plannen van de upgrade van het mailsysteem.

Exchange 2010 migratie
Directies zien upgrades aan IT-systemen vaak te eenvoudig; het IT- team komt op zaterdag op het werk, doet op zondag een paar testen en dan is alles weer klaar zodat iedereen maandag zonder zorgen aan het werk kan. Maar, de overstap naar Exchange 2010 is geen upgrade maar een migratie. Dat betekent dat het team een nieuwe Exchangeserver moet bouwen die enige tijd naast het huidige systeem bestaat. Exchange 2010 bevat veel veranderingen en beheerdersmogelijkheden. Als onderdeel van de voorbereiding is het raadzaam om een virtueel Exchange-systeem te bouwen zodat medewerkers vertrouwd raken met Exchange 2010. (Installeer een beta of virtuele testomgeving met een probeerversie van het systeem, dat hier [link -  http://www.ontrackdatarecovery.nl/ontrack-powercontrols/exchange-migratie.aspx] te downloaden is.
De meeste omvangrijke IT-projecten komen zo’n 20 procent boven hun budget uit; laat u dat niet gebeuren. Een succesvolle migratie start met een methodologische aanpak. Hieronder staat een lijst met de gebieden die moeten worden gedekt. Wees voorzichtig; dit is geen checklist voor uw migratieplan, anders loopt u het risico dat belangrijke details tijdens de migratie verloren gaan. Deze lijst biedt de onderdelen van een typisch migratietraject. Dit is wat u moet doen voordat de migratie plaatsvindt:

  • Bijeenkomsten voor belanghebbenden
  • Beoordeling van huidige serveromgeving
  • Beoordeling van mobiele server support resources
  • Beoordeling van IT-ondersteuning resources
  • Beoordeling van desktop-ondersteuning resources
  • Documentatie (project en server)
  • Documentatie (gebruikersdocumentatie)
  • Beoordeling van integratie met software van derden
  • Mailboxmigratie proces
  • Hardware-vereisten
  • Opslagvereisten
  • Netwerkvereisten
  • Vereisten voor IT-beveiliging en compliance
  • Risicomanagement en disaster planning
  • Pilot uitrol voor kleine groepen
  • Uitrol voor gehele organisatie
  • Zaken voor na de migratie, zoals veilige afvoer van hardware en vernietiging van data

Verwacht problemen met de server functionaliteit na de migratie. Hier is sterk probleemoplossend vermogen noodzakelijk om de problemen te vinden. Het kan mogelijk zijn dat de netwerkinfrastructuur aangepast moet worden om de Exchange 2010 server te accommoderen. Dit zou het uitgangspunt moeten zijn bij het zoeken naar de problemen met functionaliteit. Nadat de server geïnstalleerd is en alle servicepacks geïnstalleerd zijn, lijkt de volgende stap het migreren van de mailboxen. Maar daar zit nog een stap tussen, namelijk het controleren of alle functionaliteit naar behoren werkt. Bijvoorbeeld of de server  zonder netwerkvertragingen met de domeininfrastructuur communiceert. Zijn de AD-domein-policys duidelijk via de managementconsole? En hoe zit het met communicatie van buiten naar de server? Ga er niet klakkeloos vanuit dat de DNS-protocollen van de oude server nog steeds werken. Het kan mogelijk zijn om disjoint namespaces op te lossen voordat het systeem naar behoren werkt. Tot slot zorgt u ervoor dat de server certificaten up-to-date en geïnstalleerd zijn. Exchange 2010 heeft mogelijkheden toegevoegd die kunnen assisteren bij verificaties na installatie. In het Exchange Management Console kunt u de ‘Organizational Health’ checken en rapportages krijgen over de server en ontvangers. Maak een lijst van alle mogelijke problemen door te starten met de ‘Best Practices Analyzer’ in het Toolbox menu van de console. Daarmee krijgt u een gedetailleerd overzicht, van de server configuraties tot de verificatie van de aansluitingen. Op het moment dat u groen licht krijgt voor het migratieproject, kunt u binnen de gestelde termijn leveren, binnen budget en zonder verlies van data, terwijl het beveiligingsbeleid van uw organisatie gewaarborgd blijft.

Migratieplanning en documentatie
Systematische migratie van een emailsysteem is te verkiezen boven een complete vervanging. Dat soort projecten zijn lastig omdat de huidige mailserver, mail-routing topologie en netwerkinfrastructuur over de jaren zijn meegegroeid met de wensen en eisen van het bedrijf. Huidige configuratie en instellingen kunnen slecht gedocumenteerd zijn, of in het geheel niet. Daarom is de eerste stap altijd om vast te leggen wat er nu aanwezig is, te beginnen met de complete Exchange-infrastructuur. Daarvoor kunt u de rapportagefuncties gebruiken van Microsoft Exchange Management Console Toolbox for Exchange Server 2007 of de Exchange Best Practices Analyzer v2.8 for Exchange Server 2003. Zet de uitkomsten in een tabel of spreadsheet en u heeft een overzicht van uw omgeving. Vanuit daar kunnen u en uw team zien welke andere documentatie vereist is en welke taken nodig zijn voor het migratieplan. Leg alle wijzigingen tijdens iedere fase van het proces vast en u heeft nadien een compleet overzicht van het nieuwe systeem.
Waarschijnlijk is ook de interne afhankelijkheid van Exchange en andere bedrijfssystemen niet of nauwelijks gedocumenteerd, dus een afspraak met het business systems programming team of externe leveranciers kunnen u inzicht geven in additionele afhankelijkheden die u in de transitie tegen kunt komen. Vergeet ook niet na te denken over back-up/archiveringssoftware, anti-virus, email content systemen en andere maatwerk API- of Java-mogelijkheden die Exchange Web Services gebruiken.
Met al deze variabelen moet uw team een tweeledige aanpak hebben die vergelijkbaar is met meerdere regisseurs die aan een film werken. Zoals u vaak ziet op de ‘extra’s’ op een DVD, heeft veelal meer dan één regisseur een scene afgemaakt, de ene voor het actiegedeelte en een andere voor de locatiebeelden waarop geen acteurs te zien zijn. Kopieer deze aanpak voor uw project waarbij u het ene IT-team gebruikt voor de huidige systeemconfiguraties en een ander team voor het bouwen van een prototype server om het messaging team vertrouwd te laten raken met de nieuwe mogelijkheden van Exchange 2010. Als u niet de beschikking heeft over veel resources, probeer deze aanpak dan door te voeren met de mankracht die u wel heeft.

Migratieplannen die ertoe doen – IT-zijde, gebruikerszijdeen mobiele gebruikerszijde
Tijdens dit soort projecten leggen IT-teams vooral de nadruk op de systeemintegratie en –ontwikkeling, terwijl de gebruikers en mobiele gebruikers wel ‘worden meegenomen’ als het project loopt. Deze aanpak kan leiden tot verwachtingen die niet worden waargemaakt en de perceptie dat het project is mislukt. Focus op de gebruikers is een voorwaarde voor een succesvol project (voor meer over succesvolle gebruikerservaringen met een upgrade, leest u hier [link - https://www.krollontrack.com/information-management/email-management-for-exchange/migration-and-consolidation/] een case study). Mobiele aansluiting is even belangrijk doordat meer en meer medewerkers verbonden zijn met het bedrijfsmailsysteem via hun smartphones.

Als uw organisatie overgaat naar een nieuw emailsysteem, zoals Microsoft Outlook 2007 of 2010, is het te overwegen om bijeenkomsten te organiseren waarin gebruikers vertrouwd worden gemaakt met de nieuwe interface van het systeem. Dat bevordert de adoptie. Ook kunt u tijdens wekelijkse teamvergaderingen nieuwe mogelijkheden laten zien waar mensen enthousiast over kunnen worden. Of zet bijvoorbeeld video tutorials op het intranet. Nieuwere versies van Outlook ondersteunen u beter op het vlak van gebruikersaansluitingen op het moment van de Exchange 2010-migratie. U kunt desktopondersteuning drastisch verkorten en gebruikersintegratie vereenvoudigen met de verbeterde zelfdiagnose van Outlook 2007 of 2010.

Het lastigste van ieder project is de uitrolfase. U komt ongetwijfeld zaken tegen waar de ene gebruiker last van heeft, maar een ander niet. Er kan data verloren gaan, op mailboxniveau of tijdens de datamigratie. Door kleine groepen gebruikers te migreren kunt u focussen op het succesvol overzetten van deze gebruikers, zonder dat u meer mankracht nodig heeft dan beschikbaar is of zonder dat de kosten de pan uit rijzen.
Kortom, het is essentieel om naast een gedegen planning, regelmatig te blijven communiceren over de voortgang, trainingen op te zetten  en gebruikers te voorzien van documentatie. Alleen dan zal de transitie een succes worden.