Press Release

Maandag 17 December 2012

Email back-up en recovery: Bespaar tijd met nieuwe strategieën en tools

Troy Ronning
17 december 2012

Email is de levensader van het bedrijfsleven geworden. Meer nog dan op andere communicatiemiddelen of business tools, leunen bedrijven op digitale berichten – vaak opgeslagen op de Exchange Server – voor het laten draaien van vrijwel ieder aspect van hun organisatie. We kunnen veilig stellen dat een bedrijf niet kan overleven zonder email. Niet alleen verhoogt het de efficiëntie en productiviteit van medewerkers, het is ook de meest effectieve manier om te communiceren. In het huidige bedrijfsleven en in wettelijke en juridische omgevingen is email recovery gestegen naar een nieuw importantieniveau die cruciaal is voor het voortbestaan van organisaties.

Eenvoudige mailbox recovery
Wanneer een Exchange Server crasht, hebben medewerkers geen toegang tot hun email totdat de mails zijn teruggezet met behulp van back-ups. In de meeste situaties worden deze back-ups bewaard op verschillende soorten media, zoals tape of disk. Tape is al jaren de standaard in de markt, omdat het een grote opslagcapaciteit kent en betaalbaar is. Maar het terugzetten van een back-up vanaf een tape kan een tijdrovend proces zijn, simpelweg doordat tape alleen sequentieel te benaderen is. Een andere strategie die back-up en recovery eenvoudiger maakt is het opslaan van de Exchange Server op disk. Na een back-up op disk, zouden administrators een file back-up moeten uitvoeren naar een locatie buiten het pand. Dit maakt het terughalen van de gegevens een stuk eenvoudiger in het geval een back-up mislukt is of delen mist. Opslaan naar disk zorgt ook voor kortere hersteltijd, omdat in de meeste gevallen de back-up direct beschikbaar is.

Bovenstaande veronderstelt dat een administrator geen Recovery Server in hoeft te richten om data op te slaan. In veel recovery situaties moet de mailbox administrator zich bezighouden met het tijdrovende, gecompliceerde en kostbare bouwen van een Recovery Server. Gelukkig zijn er tools die kunnen helpen dit proces te vermijden en het probleem aan te pakken door individuele mailitems te herstellen van ongeorganiseerde EDB-bestanden op de disk back-up, zonder dat er een Recovery Server nodig is. Een van die tools is Ontrack PowerControls [link - http://www.ontrackdatarecovery.nl/ontrack-powercontrols/exchange-email-recovery-software.aspx]. Daarmee kan nieuwe mail van de gecrashte EDB naar een nieuwe server of alternatieve locatie worden gekopieerd om te voorkomen dat de mails die zijn binnengekomen na de laatste back-up, verloren gaan. Hoewel PowerControls ook data van tapes kan halen is het veel sneller als de administrator die stap kan overslaan, omdat de restore direct vanaf de backupdisks kan plaatsvinden. Tools zoals PowerControls hebben een aantal voordelen voor gebruikers na een storing, zoals:

  • Drastisch kortere hersteltijd
  • Eenvoudiger en sneller zoeken
  • Niet nodig om te installeren voordat het nodig is
  • Werkt met iedere versie van een Exchange Server database
  • Geen veranderingen nodig aan bestaande back-up procedures en vereist geen installatie op de Exchange Server

 

Terughalen van corrupte of incomplete data
Hoewel data back-ups een vitaal onderdeel zijn van de standaard werkzaamheden van een IT-afdeling, is ieder systeem kwetsbaar of vatbaar voor uitdagingen. Een van de belangrijkste is de tijd die het kost om een werkend back-up systeem te bouwen en te onderhouden. Als er geïnvesteerd wordt in een backupsysteem van topkwaliteit, betekent dat vaak dat er een procedure moet worden gemaakt voor het regelmatig maken van back-ups. Dat behelst het opslaan van back-ups op een alternatieve locatie die fysiek is verwijderd van het bedrijf en het aanwijzen van iemand die iedere keer de backupmedia heen en weer transporteert. Zulke systemen moeten ook regelmatig getest worden om hun integriteit en werken te waarborgen. Veel bedrijven hebben simpelweg niet de tijd of de resources om dit soort uitgebreide procedures op te vangen. Daarnaast bestaat het gevaar dat het systeem niet op tijd wordt uitgebreid als de productiesystemen of dataopslag van het bedrijf wijzigen, waardoor incomplete of corrupte data kan worden gebackupt, waar men vaak pas achter komt als het nodig is om de data terug te halen. Als dit het geval is, betekent het vaak dat er vanaf nul opnieuw moet worden begonnen.

Maar ook wanneer opnieuw opbouwen noodzakelijk blijkt en mailbox recovery niet langer een optie is, kan data toch teruggehaald worden. Een andere vorm van data recovery is het terughalen van data van een corrupte bron – of dat nu een bron is die een softwarefout bevat of een bron die fysieke schade bevat – door het lokaliseren van bestanden op de harde schijf en het opnieuw creëren van de bestandsstructuur. In tegenstelling tot het helemaal opnieuw opbouwen is data recovery een snelle oplossing die significant tijd en resources kan besparen.