Press Release

Donderdag 19 Mei 2011

Datamigratie: voorzichtig aanpakken

Door: de data-experts
19 mei 2011

‘Weg met het oude, tijd voor het nieuwe!’, dat is met enterprise-technologie makkelijker gezegd dan gedaan. Op het moment dat een bedrijf besluit om software, besturingssysteem, servers, opslagmethodes of –platforms te updaten, moet de opgeslagen data meeverhuizen. Ook bij fusies of overnames is datamigratie aan de orde. Het migreren of consolideren van data leidt tot nogal wat belangrijke overwegingen, bijvoorbeeld over de kosten, wettelijke verplichtingen, behoud en toegankelijkheid. Het uiteindelijke doel van een datamigratie kan onder meer zijn: consolideren van systemen, makkelijker en sneller back-ups kunnen maken, meer functionaliteiten, vernieuwde hardware en/of verbetering van de ondersteuningsdiensten. Data bestaat in vele formaten en met datamigratie kan dus een veelheid aan verplaatsingssoorten bedoeld worden. Het kan betekenen dat data van een ouder naar een nieuwer opslagformaat wordt verplaatst, zoals het upgraden van de bijna antieke 9-sporen tapes of DLT’s naar de nieuwere LTO-4 of LTO-5 tapes. Maar het kan ook de verplaatsing van een documentverzameling of –archief naar een nieuwer platform betekenen, zoals Microsoft Sharepoint. Of het verhuizen van data naar een hosted opslagplatform of de overstap naar een nieuwe versie van een toepassing. Een organisatie kan besluiten om Microsoft Exchange naar een nieuwere versie te upgraden of verschillende Exchange Information Stores in te zetten. Het consolideren van data kan bedoeld zijn om de data opnieuw in te richten op een gecentraliseerde server en om overlappingen te verminderen (de-duplicatie).

Om welke soort migratie het ook gaat, met een goede voorbereiding is het mogelijk om kosten te besparen en de effectiviteit te verbeteren. Het bedrijf kan zo makkelijk binnen het budget blijven, de datakwaliteit hoog houden, blijven voldoen aan compliance-eisen en onderbreking van de bedrijfscontinuïteit door falende datamigratie voorkomen. Toch pakken veel organisaties datamigratie reactief aan, en niet proactief. Het is belangrijk om een goed plan te maken voor het onvermijdelijke. Daarmee voorkom je de risico’s die kleven aan ad-hocbeslissingen op het moment van overzetten. De beste manier om voor te bereiden op de datamigratie is een gestructureerde, herhaalbare en drastische aanpak te kiezen en te implementeren. Datamigratie is tenslotte net zo min te voorkomen als de volgende technologische upgrade.

Wat is er nodig voor een goede voorbereiding op datamigratie? De belangrijkste twee strategieën zijn: 1. nu een basis creëren die de organisatie later meerdere opties geeft en 2. Voorbereid zijn op uitdagingen. Of het project gemakkelijk verloopt hangt onder meer af van zaken als de complexiteit van de bronnen en het aantal waarvandaan de data gemigreerd moet worden., de omvang van de data, de beschikbare tijd (vaak beperkt door bedrijfseisen) en de kwaliteit van de data zelf en de opslagmedia. Bij het plannen moet de organisatie ook een gedegen analyse maken van alle aspecten van het probleem, daarmee wordt de kans op succes des te groter.

Een ander belangrijk aspect is het proces zelf. Datamigratie is meer dan alleen data verhuizen van het ene opslagmedium naar het andere. Behalve de fysieke verplaatsing van de data van het ene medium naar het andere (bijvoorbeeld van tape of disk naar een USB-stick of een CD), moet de data aan het eind ook toegankelijk en bruikbaar gemaakt worden. Bijvoorbeeld, data die is opgeslagen als EBCDIC-formaat (Extended Binary Coded Decimal Interchange Code) moet geconverteerd worden naar ASCII (American Standard Code for Information Interchange) om leesbaar te blijven. Oude databases moeten opnieuw geformatteerd worden om in de nieuwe database te passen zodat de data bruikbaar blijft. De meeste grote bedrijven hebben de technische expertise en het budget en andere middelen om intern een effectieve datamigratie te realiseren. Toch kan het verstandig zijn om externe expertise in te schakelen om de datamigratie te begeleiden.

Bij elke migratie- of consolidatiepoging zijn er potentiële moeilijkheden. Zo kan fysieke beschadiging van de media erop duiden dat de data is beschadigd en onbruikbaar is of wordt; aan de andere kant kunnen eerdere migratiepogingen niet helemaal voltooid zijn en zijn oude back-ups daardoor nooit gevalideerd. Bestanden of systemen kunnen corrupt zijn, de toegang kan beperkt zijn of bij de migratie gaat ook overbodige informatie mee die al diverse keren in geback-upt naar verschillende plekken.

Experts beschikken over de capaciteiten, de tools, training en methodes om de meeste uitdagingen voor een succesvolle migratie aan te gaan, om de risico’s en de fouten van een doe-het-zelfaanpak te vermijden en – van cruciaal belang – de veiligheid en integriteit van de data te behouden. Ze werken ook in nauwe samenwerking met de organisatie om onderbreking van de bedrijfsvoering zo veel mogelijk te voorkomen. Zo kunnen ze tijdens een Exchange-migratie de verbindingen en communicatie met de klant continu in stand houden, zelfs tijdens het migratieproces.

Daarbij leidt de samenwerking met een expert die een breed servicepakket biedt, niet zelden tot het optimaliseren – en het reduceren van de kosten – van alle dataprocessen. Als bijvoorbeeld een enorme, overlappende dataopslag door de-duplicatie wordt teruggebracht naar één unieke dataset, dan verlaagt dat het totale datavolume (en de kosten daarvoor). Bovendien resulteert dat in een goed doorzoekbare dataset, die voorbereid is op elk onderzoek of elke aanklacht, en die sneller en goedkoper te bekijken is als dat nodig zou zijn.

Ten slotte biedt de upgrade naar een nieuw systeem of nieuwe software een mooie en logische gelegenheid om de levenscyclus van de informatie te beheren. Daarbij moet het bedrijf wel een geschikte balans zien te vinden tussen te veel en te weinig behouden. Voor de bedrijfsdoelstellingen, compliancevereisten en wettelijke voorschriften is het noodzakelijk om data voortdurend beschikbaar te hebben, daarbij moeten veiligheidsrisico’s beperkt blijven om de waardevolle informatie te beschermen. Tegelijkertijd leidt te veel data beschikbaar houden tot een onnodige aanslag op het beschikbare budget, tot verhoogde risico’s tijdens een e-onderzoek en tot hogere kosten bij een onderzoek, aanklacht of bij een fusie of overname. Om die geschikte balans te vinden is het verstandig om advies in te winnen bij zowel data-experts als bedrijfskundig specialisten, juristen en IT’ers om te bepalen welke data voor welke periode bewaard moet blijven en wat de beste methodes zijn om de noodzakelijke data te beheren in een toegankelijk, effectief en bruikbaar formaat.