Press Release

Donderdag 25 Augustus 2011

De top 10 van manieren waarop een organisatie zijn data kan kwijtraken

Door: de data-experts
25 augustus 2011

Uit een enquête van Kroll Ontrack blijkt dat 40 procent van de ondervraagden in de hele wereld  ervan overtuigd is dat menselijke vergissingen de belangrijkste oorzaak zijn van dataverlies. In de enquête werden IT-medewerkers gevraagd naar de technieken die zij inzetten om hun data te beschermen. Daaruit bleek dat de meeste wel wisten wat ze per se niet moesten doen als het gaat om bescherming tegen dataverlies, maar ook dat zij zich niet bewust waren van het feit dat de maatregelen die ze nu nemen tot datarampen kunnen leiden.

Die resultaten hebben bij Kroll Ontrack geleid tot een nieuwe aanpak van de advisering rondom preventie van dataverlies. Er is een videoserie samengesteld met voorbeelden van hoe bedrijven hun data kunnen kwijtraken, gegarandeerd.

  1. Neem de vereisten voor back-ups niet al te serieus – Grote hoeveelheden data zijn een uitdaging voor de back-upprocedures, bovendien het terugzetten van die informatie kan dagen in beslag nemen. Als de back-upbestanden niet passen bij de hardwarespecificaties, vormt dat een belemmering voor de prestaties en groeimogelijkheden, En dat brengt mogelijk dataverlies weer een stap dichterbij.
  2. Verspil toch geen geld aan training – Als al het geld uit het back-upbudget aan persoonlijke training wordt besteed, blijft er nauwelijks geld over voor andere, betrouwbaardere back-upstrategieën. Met gerenommeerde archiveringtechnologieën en –services kan de content eenvoudig beheerd, beschermd en hersteld worden. Dat bespaart bovendien geld en voorkomt uiteindelijk dataverlies.
  3. Het maakt niet uit waar de tapes worden gearchiveerd – Tapes lijken dan we haast onverwoestbaar, ze zijn behoorlijk kwetsbaar als het gaat om natuurlijke elementen. Gebruikers moeten ervoor zorgen dat hun tapes opgeslagen zijn in een stabiele omgeving, zonder extreme temperaturen, vochtigheid of elektromagnetisme. Bovendien is het verstandig om tapes buiten het bedrijf op te slaan. Mocht het bedrijf getroffen worden door brand, overstroming of een andere ramp, dan zijn de tapes in ieder geval veilig. Overweeg ook om data in de cloud op te slaan, dat is hoe dan ook een goede bescherming tegen natuurrampen.
  4. Er is niet zoveel ervaring nodig – Sommige gebruikers denken dat het opslaan en back-uppen van data een eenvoudige klus is. Ze gaan dan wel voorbij aan het feit dat ze misschien niet op de hoogte zijn van effectiefste en kostenefficiëntste oplossingen die beschikbaar zijn om relevante data te behouden en tegelijk te voldoen aan de vereisten voor back-up en opslag. Externe experts en consultants hebben ervaring in het bijhouden van de (wettelijke) vereisten voor het bewaren van documenten en kennen de best practices. Ze kunnen bovendien de oplossingen installeren en onderhouden zonder de beschikbare middelen al te zeer te belasten.
  5. Hou meerdere back-upexperts paraat – Als er meer dan een back-upexpert in dienst zijn, kan dat leiden tot tegengestelde meningen en conflicten. Gebruikers zouden het moeten beperken tot één expert, die de ins en outs van de data en de back-upsoftware kent waarmee gewerkt wordt en die ook de behoeftes van de klant kent. Die ene expert kan nauw samenwerken met de gebruiker om ervoor te zorgen dat die ook begrijpt hoe de back-upoplossingen werken en hoe ze toegang krijgen tot relevante data.
  6. Vervang de back-up software regelmatig – Back-uptapes zijn in de regel ontworpen voor veelvuldig gebruik - 5.000 tot 500.000 keer afhankelijk van de soort tape. Als back-ups veelvuldig worden verplaatst, wordt de kans op dataverlies groter omdat nieuwe applicaties of een nieuwe server mogelijk de data op de tape niet kunnen lezen.
  7. Formatteer de tapes per ongeluk – Informatie die beschikbaar moet blijven, moet overgezet worden op moderne mediaformaten om te blijven voldoen aan heersende wet- en regelgeving en om hersteld te kunnen worden bij dataverlies. Als de bestanden en data up-to-date blijven en op moderne mediaformaten worden opgeslagen, is het terugvinden in de toekomst snel en moeiteloos te doen. Bovendien zullen de opslagkosten dalen en kan de organisatie beter voldoen aan complianceregels.
  8. Bescherm de geback-upte data niet – De kosten van dataverlies zijn veelal hoger dan de kosten voor de back-upsoftware en ondersteuning. Voor bedrijven is het belangrijk om de kosten in kaart te brengen die dagen of zelfs uren downtime kunnen hebben in het geval van dataverlies. Vooraf investeren in betrouwbare software draagt bij aan kostenbesparing op de lange termijn door waardevolle informatie te beschermen.
  9. Het is helemaal niet nodig om bij te blijven bij technologische vooruitgang – De techniek schrijdt voort en dat leidt ertoe dat veel bedrijven als er dataherstel nodig is, ontdekken dat hun data niet terug te halen is omdat die op oude tapeformaten is opgeslagen. Bovendien vereisen datacomplianceregels dat bedrijven hun data beschikbaar houden voor een groot aantal jaren, vaak nog langer dan de technologie waarmee de data is opgeslagen, meegaat.
  10. Laat een collega meehelpen bij het oplossen van het dataverlies – Experts in dataverlies hebben ervaring met alle soorten van dataverlies, van eenvoudige incidenten tot en met de meest complexe en catastrofale situaties. Veroorzaakt door menselijke fouten, virussen, natuurrampen, onbedoelde verwijdering, systeemcrashes, corruptie, hardwarestoring en meer. Ze zijn prima toegerust om op elke situatie te reageren en kunnen verdere schade voorkomen. De bescherming van de elektronische informatie van een organisatie is een van de belangrijkste acties die ze kunnen nemen om het verlammende effect van een dataramp te voorkomen. Veel organisaties beschermen hun elektronisch opgeslagen informatie door te weten wat ze per se niet moeten doen, maar het is vooral belangrijk om ook de verschillende acties te kennen die gegarandeerd tot dataverlies leiden. Wie bekend is met de diverse manieren om data zeker te verliezen, kan zich voorbereiden op die fouten voordat ze gebeuren en kan voorkomen dat een dataramp daadwerkelijk een verlammend effect heeft op het bedrijf.