Press Release

Maandag 21 September 2015

Kroll Ontrack onderzoek: bijna een derde van alle bedrijven heeft geen zicht op legacy data

Bedrijven komen veel problemen tegen wanneer ze toegang proberen te krijgen tot data op verouderde archief- of back-up-tapes. Dit brengt compliancerisico’s met zich mee.

Minneapolis (Minnesota)- 21 oktober 2015. Een nieuwe enquête onder IT-beheerders wijst uit dat organisaties het risico lopen op geldboetes of dat er juridische stappen tegen ze genomen worden, doordat ze niet in staat zijn snel gegevens uit legacy tape-archieven terug te vinden.

Datarecoveryexpert Kroll Ontrack ondervroeg 720 IT-beheerders van over de hele wereld, en ondervond dat 30 procent van de ondervraagden geen heldere kijk heeft op welke informatie zich precies in zijn tape-archief bevindt. Dit is problematisch omdat juist IT-beheerders regelmatig gevraagd worden om gegevens terug te halen in verband met compliance-eisen, onderzoeken of rechtszaken.

”De meeste bedrijven zijn wettelijk verplicht voor een bepaalde periode toegang te behouden tot data die aan regelgeving onderworpen zijn,” vertelt Todd Johnson, vicepresident van afdeling Data & Storage Technologies bij Kroll Ontrack. ”Het is daarom cruciaal de toegang tot oude data in stand te houden en te zorgen dat men snel op gegevensaanvragen kan ingaan. Problemen zijn de overbelaste IT-middelen en het feit dat bijna een derde van de organisaties niet weet welke gegevens op zijn archief- of back-up-tapes zijn opgeslagen, met als gevolg dat ze zichzelf in gevaar brengen als data niet snel tevoorschijn kunnen worden gebracht.”

Het onderzoek werd uitgevoerd onder 720 IT-specialisten van bedrijven en IT-dienstverleners in de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland, Italië, Polen, Singapore en Nieuw-Zeeland. Uit de resultaten blijkt dat IT-beheerders regelmatig onder druk staan specifieke data van archieftapes uit te lezen, te identificeren en te restoren, of het nu gaat om een intern onderzoek van legacy data, een aanvraag van een overheidsinstelling m.b.t. regelgeving of om een e-discoverygeval met gearchiveerde data.

Niet minder dan 30 procent van de deelnemers ontvangt dergelijke aanvragen om gegevens terug te halen zelfs dagelijks, wekelijks of op z’n minst maandelijks. Van de overigen krijgt 32 procent minimaal een paar keer per jaar verzoeken om data op tapes te restoren. 22 procent van de ondervraagden zegt echter niet te kunnen beantwoorden aan de restore-eisen van zijn bedrijf omdat ze niet altijd in staat zijn de gezochte gegevens te vinden en uit te lezen.

Als antwoord op de vraag wat een duidelijk overzicht van de informatie in hun tape-archief bemoeilijkt, noemen IT-beheerders dat toegang krijgen tot, of het bekijken van de inhoud van tapes moeilijk en tijdrovend is (43 %), het feit dat hun organisatie de infrastructuur (software of hardware) om toegang te krijgen tot de legacy tapes niet meer heeft (24 %), de onderhoudskosten van oude infrastructuur (18 %) en beschadigde tapes (7 %).

Andere belangrijke conclusies uit het onderzoek zijn:

  • Back-up-protocol: bijna twee derde van de deelnemers (62 %) archiveert data dagelijks, 38 procent doet dit echter niet. 13 procent back-upt slechts eenmaal per maand of minder vaak, wat ernstige gevolgen kan hebben voor hun bedrijf, omdat zonder een geldige back-up voor een maand of langer aan gegevens verloren kan raken.
  • Overvloed aan legacy tapes en hoe oud deze zijn: 34 procent van de ondervraagden bewaart meer dan 100 verouderde tapes in zijn organisatie, waarvan 12 procent meer dan 500 tapes heeft. Meer dan de helft (56 %) heeft tapes van ouder dan 5 jaar, waarvan 34 procent tapes van 5-10 jaar oud en 21 procent tapes van meer dan 10 jaar oud. Ook al ligt de kans op beschadigingen en gegevensverlies niet aan hoe oud een tape is, kan dit in combinatie met veel lees- en schrijfopdrachten, een slechte behandeling in de opslagruimte of een gebrek aan de juiste hard- of software toch ernstige problemen veroorzaken.

”Wanneer organisaties verschillende oplossingen voor back-ups en tapes hebben, kunnen een effectief tapemanagement en een snelle beantwoording van dataverzoeken door twee acties bereikt worden: het in kaart brengen van de kwaliteitsstatus van het tape-archief en kennis vergaren van de gegevens die in het archief zijn opgeslagen,” verklaart Johnson.”Organisaties doen er verstandig aan hun legacy tapes regelmatig te controleren en de inhoud en locaties van de gegevens erop te catalogiseren. Omdat dit een kostbare en tijdrovende taak is zien wij een toenemende vraag naar gebruiksvriendelijke oplossingen om catalogi van verschillende systemen en media in één doorzoekbaar systeem samen te voegen.”